Dokumentin- ja asianhallintajärjestelmän tarjouspyyntö

Careeria- konserni pyytää tarjousta dokumentin- ja asianhallintajärjestelmäratkaisusta oppilaitosympäristössä. Tarjouspyyntö koskee Careeria Oy:n (y- tunnus 2918298-7) tietojärjestelmähankinnan kilpailutusta. 

Tarjouspyyntöasiakirja: Linkki tarjouspyyntöasiakirjaan

Liite: Liite 1

Hilma: linkki hilmaan


Tarjoukset pyydetään toimittamaan to 15.10.2020 klo 16.00 mennessä.



Tarjouspyyntöön liittyvät kysymykset ja vastaukset:

K1. Koskeeko sähke2-vaatimus pelkästään sähköistä arkistointia?
V1. Haemme järjestelmää, joka noudattaa Sähke2:n tiedonohjauksen periaatteita (eAMS) ja säilytystä.

K2. Millaisia vaatimuksia käytön tuelle on?
V2. Pääkäyttäjien tekninen tuki. HelpDesk / tukiportaali.

K3. Lisätäänkö tukipalvelu lisenssikustannuksiin?
V3. Kyllä

K4. Millaisia käyttäjämääriä järjestelmällä on? Minkä verran ”kelluvia” ja nimettyjä lisenssejä?
V4. Järjestelmä hankitaan koko organisaation käyttöön > kelluvia lisenssejä. Careeriassa on henkilöstöä noin 400.

K5. Millaisia datamääriä tulevassa ratkaisussa käsitellään vuosittain? Tuodaanko migraatioiden kautta dataa uuteen ratkaisuun (niiden datamäärä)?
V5. Nykyisessä ympäristössä verkko-asemalla on dataa 1TB ja SharePoint/Teams ympäristössä 130GB. Olemassa oleva tieto analysoidaan ja sen perusteella määritetään sekä rajataan mitkä tiedot tuodaan järjestelmään. Vuosittain kertyvää datamäärää en osaa arvioida vielä tässä vaiheessa. Olemme uudistamassa toimintatapaamme sekä prosesseja ja näihin liittyvä tiedon luokittelu ja määrittely työ on vielä kesken.

K6. Mitä toiminnallisuuksia missäkin järjestelmän osakokonaisuudessa on oltava? Tarjouspyynnöstä puuttuu sekä tekninen, että toiminnallinen määrittely.
V6. Haemme yhtä järjestelmää, joka pitää sisällään dokumentin / asian käsittelyn kaikki vaiheet >> dokumentin / tiedon luonti, kierrätys, hyväksyntä, julkaisu, työnkulut, ajastukset, version hallinta, arkistointi jne.  Näitä toiminnallisuuksia sovellamme kaikilla tarjouspyynnössä mainituilla osa-alueilla eri laajuudessa. Hankittavan järjestelmän tulee toteuttaa Careerian tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistonmuodostussuunnitelmaa.

K7. Hintatiedot: 
- Lisenssikustannukset vuosittain: mikä on hankittava lisenssien määrä/kokoonpano?
- Tullaanko laajentamaan sopimuskaudella (esim. taloushallinnon arkisto, HR jne)? 
V7. Järjestelmä hankitaan koko organisaation käyttöön > kelluvia lisenssejä. Careeriassa on henkilöstöä noin 400. Järjestelmässä tullaan käsittelemään, hallitsemaan sekä säilyttämään Careerian kaikkien yksiköiden tietoa heti järjestelmän käyttöönottovaiheessa. Järjestelmän ohjaamia taloushallinto- ja HR-toiminnallisuuksia otetaan mahdollisesti  käyttöön sopimuskaudella.

K8. Vaatimus: ”Järjestelmän käyttöliittymä on pystyttävä upottamaan osaksi Teamsiä, SharePoint Onlinea ja Outlookia.” Mitä tällä teknisesti ottaen tarkoitetaan? 
V8. Emme hae pelkästään sivuston upotusta Teamsin välilehdeksi. Hankittavan järjestelmän toiminnallisuudet ja metatietopohjaisuus tulee olla käytettävissä esim. Teams:ssä työskennellessä.

K9. Vaatimus: ”Asiakas voi muuttaa lisenssimallia sopimuksen aikana.” Mitä tällä tarkoitetaan?
V9. Mikäli haluamme neuvotella lisenssimallin vaihtamisesta esim. datan määrään perustuvaksi tai nimetyiksi lisensseiksi.

K10. Vaatimus: ”Järjestelmä lisensoidaan käyttäjien määrän mukaan. Client-ohjelmistot eri päätelaitteille ovat maksuttomia.” Kuinka paljon hankitte nimettyjä-, kelluvia-, lukulisenssejä, integraatioita (mitkä järjestelmät), integroituja minitoimilaitteita jne.?
V10. Järjestelmä hankitaan koko organisaation käyttöön > kelluvia lisenssejä. Careeriassa on henkilöstöä noin 400.

K11. Vaatimus: ”Tietokoneisiin on saatavilla client-ohjelmisto msi-pakettina, jonka voi asentaa käyttäjille keskityn hallinnan kautta.” Usein SAAS-tyyppiset toteutukset toteutetaan selainkäyttöliittymällä, joka mahdollistaa monipuolisemman käytön. Onko siis tarvetta client-ohjelmistoille?
V11. Tavoitteena on että järjestelmä on mahdollisimman helposti käytettävissä kun työskennellään tietokoneella sekä mahdollistaa offline-tilassa työskentely.

K12. Vaatimus: ”Käyttäjän käyttämät toiminnot, näytöt, järjestelmän virheilmoitukset ja muut ilmoitukset ovat suomenkielisiä. Vaatimus koskee Windowsin resurssienhallintaan integroitua client-ohjelmistoa, selainkäyttöliittymää, Office-tuotteita sekä mobiililaitteiden sovelluksia.” Minkälaista/minkälaisia käyttöliittymiä oikeastaan haette?
V12. Etsimme järjestelmää, joka on mahdollisimman helppokäyttöinen riippumatta mitä järjestelmää tai laitetta käytetään ja palvella käyttäjää suomenkielellä. Käyttöliittymiä olisivat tietokoneelle ja mobiililaitteelle asennettavat client-ohjelmistot sekä web-käyttöliittymä.

K13. Vaatimus: ”Järjestelmä tukee dokumenttien ja muiden kohteiden näyttämistä useammassa virtuaalisessa kansiossa (näkymässä) metatietoihin perustuen.” Tarkentaisitteko kysymystä?
V13. Dokumentti tulee olla käytettävissä useammasta eri näkökulmasta esim. jos kyseessä on tarjous niin asiakirja on löydettävissä mm. asiakkaan, aiheen, tekijän tai päivämäärän perusteella.

K14. Jotta tarjouspyyntöön voidaan vastata, tarvitsemme tarkennusta koko tarjouspyyntöön, että mitä järjestelmän kokonaisuutta osa-aluetta kukin vaatimus koskee? Esim. Sähke2 pitkäaikaissäilytyksen määrityksen eivät voi olla samoja kuin esim. Sopimustenhallinnan.
V14. Haemme yhtä järjestelmää, joka pitää sisällään dokumentin / asian käsittelyn kaikki vaiheet >> dokumentin / tiedon luonti, kierrätys, hyväksyntä, julkaisu, työnkulut, ajastukset, version hallinta, arkistointi jne.  Näitä toiminnallisuuksia sovellamme kaikilla tarjouspyynnössä mainituilla osa-alueilla eri laajuudessa. Hankittavan järjestelmän tulee toteuttaa Careerian tiedonohjaussuunnitelmaa sekä arkistonmuodostussuunnitelmaa.

K15. Vaatimus: ”Virtuaalista metatietoihin ja näkymiin perustuvaa kansiorakennetta voi selata Windowsin resurssienhallinnasta.” Saisiko tästä käyttötapauksen mitä tarkoitetaan metatietojen osalta?
V15. Dokumentti tulee olla käytettävissä useammasta eri näkökulmasta esim. jos kyseessä on tarjous niin asiakirja on löydettävissä mm. asiakkaan, aiheen, tekijän tai päivämäärän perusteella.

K16. Vaatimus: ”Loppukäyttäjät eivät saa tuhota dokumentteja lopullisesti.” Kuka tuhoaa dokumentit lopullisesti?
V16. Dokumenttien lopullinen tuhoaminen hoidetaan joko järjestelmään ennalta määritettyjen sääntöjen mukaan tai pääkäyttäjien toimesta.

K17. Vaatimus: ”Järjestelmään voi hakea metatietoja ajastetusti tai eräajona tekstitiedostoista, SQL-tietokannoista ja Excel-tiedostoista.” Tarkennatteko tätä vaatimusta?
V17. Meillä on esim. asiakastietoa oppilashallintojärjestelmässä ja tätä tietoa haluamme tuoda osaksi CRM toiminnallisuutta.

K18. Vaatimus: ” Järjestelmän metatiedot voi viedä SQL-tietokantaan ajastetusti tai eräajona.” Tarkennatteko tätä?
V18. Järjestelmästä tullaan viemään tietoa tietovarastoomme (SQL-tietokanta) esim. päätökset tai prosessien suorituskykyyn liittyvää tietoa.

K19. Vaatimus: ” Asiakirjoja ja tietokantamuotoista tietoa voi selata kalenterinäkymästä (viikko- ja kuukausinäkymät), esim. asiakirjojen ja muiden objektien määräpäivät.” Saisiko tästä käyttötapauksen?
V19. Haluamme hallita esim. sopimusten voimassaoloaikoja, tarjouspyyntöjen ja tarjousten seurantaa jne.

K20. Vaatimus: ”Järjestelmään voidaan tallentaa tiedostoja kaikissa tiedostoformaateissa.” Olisiko hyvä pystyä myös esikatsemaan kaikki tiedostoformaatit?
V20. Järjestelmän tukee asiakirjojen esikatselua ilman ko. asiakirjasovelluksen avaamista. Asiakirjojen esikatselu on toimittava yleisimmillä MS Office-, OpenOffice- ja kuvatiedostoformaateilla.