Dataskyddsanmälan för studerande

I följande anmälan beskriver vi hur behandling av personuppgifter som är kopplade till sökande till studier, studerande och studerandes vårdnadshavare sker.

Personuppgiftsansvarige

Careeria Ab, Styrmansvägen 6, 06100 Borgå

  • Personuppgiftsansvarig, kontaktperson: Rektor, verkställande direktör Pasi Kankare
  • Personregister, kontaktperson: Utvecklingschef Frank Backman
  • Dataskyddsansvarig: Joonatan Saarinko, tietosuoja@careeria.fi

För förfrågningar som berör den registrerades rättigheter, såsom kontroll och korrigering av felaktiga uppgifter, ansvarar kontaktpersonen för personregistret. I alla ärenden som gäller dataskydd kan du vara i kontakt via adressen tietosuoja@careeria.fi. Kontroll och korrigering av uppgifter samt andra förfrågningar som gäller den registrerade kräver alltid identifikation av den registrerade.

Varför behandlar vi personuppgifter och vilka är de rättsliga grunderna för behandling?

Vi behandlar våra studerandes personuppgifter för planering, förverkligande, utvärdering och uppföljning av det uppdrag Utbildningsstyrelsen givit oss. Behandling av personuppgifter sker också för att trygga de studerandes rättigheter och förmåner.

Registret upprätthåller information om hur de studerandes studier framskrider, information kopplad till avläggande av examen och uppgifter om utvärdering och bedömning. Kontaktuppgifterna används för kommunikation via Wilma. Via systemet fås också statistiska uppgifter för lagstadgade förfrågningar och dataöverföring.

Vi behandlar uppgifter bland annat för följande:

  • För att skapa nödvändiga användarnamn för de studerande
  • För att administrera de datorer de studerande har till låns
  • För att administrera de som söker till, väljs och tar emot en studieplats
  • För att skapa de studerandes individuella utvecklingsplan och dokumentation över hur den framskrider
  • För att garantera att de studerandes rättigheter och förmåner uppfylls
  • För att administrera minderåriga studerandes ärenden (vårdnadshavarnas uppgifter)
  • För att trygga kvaliteten på studierna (till exempel orsak till avbrutna studier)
  • För att skydda Careerias egendom (kameraövervakning)
  • För att förebygga brott och för bistånd vid utredning av brott (kameraövervakning)
  • För att garantera och öka de studerandes säkerhet (kameraövervakning)
  • För att kunna påvisa att vi följer föreskrifter för registrerades rättigheter som EU:s dataskyddsförordning förutsätter
  • För en kvalitativ användarupplevelse (till exempel att bistå med med hjälp via chat på hemsidan) (bara enligt överenskommelse)

Utöver det här överlåter vi information till följande myndigheter: Utbildningsstyrelsens informationsresurs KOSKI, arbetskraftsmyndigheterna, Valvira och instanser som beviljar certifikat, till exempel: Arbetarskyddscentralen, Finlands Röda Kors och Räddningsbranschens centralorganisation SPEK.

Vår rättighet att som personregisteransvariga behandla personuppgifter grundar sig på följande:

  • Den rättsliga förpliktelsen (EU:s dataskyddsförordning artikel 6.1 c)
  • Det berättigade intresset hos personregisteransvarige (EU:s dataskyddsförordning artikel 6.1 f)
    • Det berättigade intresset att skydda egendom, att utreda felanvändning och undantagssituationer samt att bistå vid brottsutredning
  • I särskilda fall för samtycke (EU:s dataskyddsförordning artikel 6.1 a)

Behandling av personuppgifter berörs av följande lagstiftning:

  • EU:s dataskyddsförordning (2016/679)
  • Dataskyddslagen (1050/2018)

Yrkesutbildning och hantering av personuppgifter berörs av följande centrala lagstiftning:

  • Lagen om yrkesutbildning (531/2017)
  • Förordning om yrkesutbildning (673/2017)
  • Lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017)
  • Undervisnings- och kulturministeriets förordning om grunderna för antagning av studerande inom utbildningar för yrkesinriktade grundexamina (699/2017)

Annan typisk lagstiftning verksamheten grundar sig på:

  • Lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation (917/2014)

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Careeria behandlar enbart uppgifter som är nödvändiga för att administrera ärenden. Dessa är:

  • Sökande
    • Identifieringsuppgifter
    • Kontaktuppgifter
    • Uppgifter angående hälsa (bara med sökandes samtycke)
    • Tidigare utbildning
    • Arbetserfarenhet
    • Ansökningsmålets grunduppgifter
    • Uppgifter om behandlingen av ansökan
    • Vårdnadshavarens kontaktuppgifter
    • Uppgifter med anknytning till SORA-lagstiftningen
    • Bildmaterial förmedlat av kameror på övervakade områden
  • Studerande
    • Identifieringsuppgifter
    • Kontaktuppgifter
    • Personlig utvecklingsplan för kunnandet (PUK)
    • Studie- och arbetshistoria
    • Uppgifter om examen eller utbildning som avläggs
    • Uppgifter om finansiering av studierna
    • Uppgifter om val med anknytning till examen och innehåll i studierna
    • Uppgifter om studierätt
    • Uppgifter om bedömning
    • Uppgifter om prestationer
    • Vårdnadshavarnas kontaktuppgifter
    • Uppgifter med anknytning till användarnamn
    • Uppgifter om kost och allergier med anknytning till måltidsstöd
    • Uppgifter med anknytning till särskilda behov och till detta hörande eventuella hälsouppgifter
    • Uppgifter med anknytning till SORA-lagstiftningen
    • Fotografi (endast med den studerandes samtycke och bifogat av den studerande
    • Bildmaterial förmedlat av kameror på övervakade områden
    • Övriga uppgifter med stark anknytning till studierna med avsikt att stödja studierna, som ork, finanser och välmående (enbart separat och frivilligt delgivet av den studerande)
    • Uppgifter om orsaker till avbrutna studier (enbart frivilligt delgivet av den studerande)
  • Vårdnadshavare
    • Namn
    • Adressuppgifter
    • E-postadress
    • Telefonnummer

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Uppgifter lagras och förstörs i enlighet med Careerias arkiveringsplan. De i arkiveringsplanen fastställda lagringstiderna grundar sig på lagstiftning och de av Riksarkivet givna direktiven om varaktig förvaring av handlingar. Förvaring av handlingar inom yrkesutbildning varierar, en del handlingar bevaras för evigt.

  • Bildmaterial från kameraövervakning sparas i högst 30 dygn efter inbandning, det om inte materialet behövs för särskilda behov, som till exempel utredning vid misstanke om brott.
  • Den registrerades uppgifter sparas så länge personregisteransvariges ansvarsskyldighet är i kraft i enlighet med EU:s dataskyddsförordning och annan lagstadgning.

Var får vi personuppgifter?

Careeria får information om studerande via följande källor:

  • Sökande
    • Utbildningsstyrelsens Studieinfo: sökande via gemensam ansökan och VALMA (utbildning som handleder för yrkesutbildning)
    • Ansökningar och sökande
    • Övriga utbildningsinstanser
    • Arbetskraftsmyndigheter
    • Företag
    • Kameror på övervakade områden
  • Studerande:
    • Informationsöverföringsregistret
    • Information om gemensam ansökning via Utbildningsstyrelsens Studieinfo
    • Studerande
    • Vårdnadshavare
    • Avsändande högstadieskolor
    • Företag
    • Kameror på övervakade områden
  • Vårdnadshavare:
    • Av vårdnadshavaren själv

Vart överlåts och flyttas personuppgifter?

  • Information om person överlåts regelbundet till Utbildningsstyrelsens informationsresurs KOSKI.
  • Till instanser som beviljar certifikat, till exempel: Arbetarskyddscentralen, Finlands Röda Kors och Räddningsbranschens centralorganisation SPEK.
  • Uppgifter om studerande som innehar rätt till avgiftsfria måltider förs över till de i utbildningsinstansens fungerande restaurangernas datasystem, det här för konstaterande av måltidsrätt.
  • Företag som fungerar som IT-stöd för Careeria Ab har som hanterare av uppgifter åtkomst till de i registret sparade uppgifterna.
  • Uppgifterna kan vid utvärdering av hot mot hälsa eller liv överlåtas till polismyndigheten.
  • Kameraövervakningens register överlåts enbart till polisen eller annan myndighet som har lagstadgad rätt och orsak att kräva tillgång till den registrerades enskilda uppgifter.

Vid behov flyttas information vidare från Utbildningsstyrelsens informationsresurs KOSKI. Mer information om informationsresursen KOSKI:s dataskydd hittar du här: https://studieinfo.fi/wp/dataskyddsbeskrivning/dataskyddsbeskrivning-av-koski-tjansten-2/

Vid enskilda förfrågningar kan uppgifter överlåtas:

  • Till utlännings- och polismyndighet för kontroll av uppehållstillstånd
  • För vetenskapligt bruk (den som ber om uppgifter måste uppge syfte och uppge nödvändig information för eventuell överlåtelse. Vid behov måste den som ber om uppgifter också kunna redogöra för hur uppgifterna skyddas.)

Den studerande kan via studerande- och studieförvaltningssystemet ge sin tillåtelse för användning av namn- och adressuppgifter till följande ändamål:

Direktmarknadsföring:

Även om den studerande skulle givit sin tillåtelse för direktmarknadsföring sker ingen automatisk överföring av uppgifter, överlåtelse övervägs av den ansvarige för systemet. I regel överlåts inga uppgifter.

Flyttning av information utanför EU och EES?

Uppgifter flyttas i regel inte utanför EU:s eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdets gränser. De företag som producerar IT-stöd åt Careeria flyttar i viss mån information också utanför EU:s och EES:s gränser. Flyttning av information utanför EU och EES förverkligas i enlighet med dataskyddsförordningen och följer till exempel Kommissionens godkända standardiserade bestämmelser.

Hur skyddar vi personuppgifter?

Vid hantering av uppgifter i registret månar vi om att de studerandes integritet inte ogrundat äventyras. Behandling av uppgifter sker alltid på till dataskyddet lagstadgade grunder och genom att följa Careerias föreskrifter för dataskydd och dataskyddssäkerhet. Det är enbart personer som via sina uppdrag har rätt att hantera personuppgifter som har tillgång till dessa.

Manuellt material

  • Pappersdokument förvaras i ett låst skåp. Tillgång till materialet har enbart personer i vilkas arbetsuppgifter hantering av uppgifter ingår. Information förvaras på ett sätt som förväntas av aktörer inom den offentliga sektorn.
  • Dokument som innehåller personuppgifter förstörs genom användning av godkända dataskyddskärl.

Uppgifter som hanteras elektroniskt

  • Registret används enbart av berättigade personer i tjänst som behöver informationen i sina uppgifter. De personer som använder registret har sekretess- och tystnadsplikt, dessa förpliktigar också efter avslutat anställningsförhållande.
  • Användare av registret identifieras genom användarnamn och lösenord och informationssystemet är skyddat genom nödvändiga nät- och hårdvarutekniska lösningar.
  • Kameraövervakningens lagringsenhet finns i ett låst skåp.

Den registrerades rättigheter

Den registrerade kan lämna en begäran om uppgifter via den elektroniska blankett som finns på Careerias hemsida. Begäran kräver identifikation.  Vid undantagstillstånd, då det är omöjligt att använda den elektroniska blanketten, kan begäran framföras via andra kanaler. I sådana fall kan man kontakta tietosuoja@careeria.fi.

Den registrerades rätt till insyn

Den registrerade har rätt att få veta vilka uppgifter som finns registrerade om personen. Den registrerade har också rätt att få veta att det inte finns uppgifter om personen i registret.

Korrigering av fel

Felaktigheter, onödig information, bristfällig eller föråldrade uppgifter i registret korrigeras, avlägsnas eller uppdateras. Korrigering sker utan dröjsmål. Korrigering av eventuella felaktigheter meddelas till den som levererat uppgifterna eller som delgivits uppgifterna. Förvägrande av begäran om korrigering delges i ett skriftligt intyg av den ansvarige för registret, i intyget framgår orsakerna till varför begäran om korrigering av uppgifter förvägras. Målsägande kan föra förvägrandet till dataskyddsombud för prövning.

Rätt till borttagande av uppgifter, begränsning av hantering samt hantering personuppgifter samt motsättning av automatiserat individuellt beslutsfattande

Den registrerades rätt att avlägsna personuppgifter, dataskyddsförordningen, artikel  17, utsträcker sig inte till i lag stadgade till uppgift tillhörande uppgifter. Den registrerade har rätt att avlägsna personuppgifter som kräver samtycke.

Den registrerade har rätt att vid vissa tillfällen begränsa den aktiva hanteringen av personens uppgifter. Rättigheten gäller bland annat då den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet. Uppgifterna får också i en sådan situation lagras, men får inte hanteras utan den registrerades samtycke.

Ur systemet överlåts inga uppgifter för direktreklam, distansförsäljning eller annan direktmarknadsföring, inga uppgifter överlåts heller till marknads- eller opinionsundersökningar, personmatriklar eller släktforskning. På grund av detta behöver man inte verkställa den registrerades begäran om att förbjuda hantering av uppgifter med anknytning till ovan nämnda exempel. Rätten att göra invändning gäller inte lagstadgad hantering av information.

Utöver detta har den registrerade rätt att inte utsättas för beslut som enbart härrör till automatisk behandling, som profilering, om detta kan innebära rättsliga följder eller på annat sätt kan påverka personen på ett märkbart sätt. Från detta kan man avvika om den registrerade uttryckligen gett sitt samtycke eller om det är oundvikligt för att upprätta eller verkställa ett avtal mellan den registeransvarige och den registrerade.

Kontaktperson i fråga om den registrerades rättigheter är dataskyddsansvarige.

Den registrerade har rätt att överklaga till dataskyddsmyndigheten (Dataskyddsombudet).

Dataskyddsansvarig: Joonatan Saarinko, tietosuoja@careeria.fi