Dataskyddsanmälan för arbetssökande

Personuppgiftsansvarige

Careeria Ab, Styrmansvägen 6, 06100 Borgå

• Personuppgiftsansvarig, kontaktperson: Rektor, verkställande direktör Pasi Kankare
• Personregister, kontaktperson: Personalchef Maarit Toivanen
• Dataskyddsansvarig: Joonatan Saarinko, tietosuoja@careeria.fi

För förfrågningar som berör den registrerades rättigheter, såsom kontroll och korrigering av felaktiga uppgifter, ansvarar kontaktpersonen för personregistret. I alla ärenden som gäller dataskydd kan du vara i kontakt via adressen tietosuoja@careeria.fi. Kontroll och korrigering av uppgifter kräver alltid identifikation av den registrerade.

Varför behandlar vi personuppgifter och vilka är de rättsliga grunderna för behandling?

Vi hanterar de arbetssökandes personuppgifter för att främja personens sysselsättning samt för att kunna administrera rekryteringsprocessen.

Då en arbetssökande som registrerad lämnar in en begäran om kontroll av de egna personuppgifterna hanterar vi uppgifterna i enlighet med EU:s dataskyddsförordning.

Vår rättighet att som personregisteransvariga behandla personuppgifter grundar sig på följande:

• Samtycke (EU:s dataskyddsförordning artikel 6.1a)
• Avtal, i den mån det är nödvändigt för att kunna göra ett arbetsavtal (EU:s dataskyddsförordning artikel 6.1b)
• Det berättigade intresset hos personregisteransvarige vid undantagsfall, som vid brådskande rekryteringar (EU:s dataskyddsförordning artikel 6.1f)
• Lagstadgad uppgift till den del det är nödvändigt (till exempel för att följa EU:s dataskyddsfördnings bestämmelser) (EU:s dataskyddsförordning artikel 6.1c)

I fråga om personuppgifter verkställs varken automatiserat beslutsfattande eller profilering.

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Vi hanterar följande vid rekrytering nödvändiga uppgifter:

• Namn- och kontaktuppgifter
• Uppgifter om behörighet och lämplighet (till exempel arbetserfarenhet, utbildning, referenser, språkkunskaper, övrigt kunnande och intresseområden)
• Bilagor (till exempel CV, ansökan, fotografi)

Hur länge sparar vi personuppgifter?

Arbetsansökningar som lämnats in för öppna arbetsplatser anonymiseras automatiskt två år efter avslutad rekrytering. Om rekryteringen på grund av ett mänskligt misstag inte avslutas anonymiseras uppgifterna automatiskt tre år efter att ansökningstiden gått ut.

• Den registrerades uppgifter sparas så länge personregisteransvariges ansvarsskyldighet är i kraft i enlighet med EU:s dataskyddsförordning och annan lagstadgning.

Varifrån får vi personuppgifter?

Personuppgifterna fås av den arbetssökande då hen ansöker om ett jobb och då hen vid förfrågan lämnar ytterligare tilläggsuppgifter.

Vart överlåts och flyttas personuppgifter?

Personuppgifter varken överlåts eller flyttas. FCG Finnish Consulting Group (Kuntarekry) hanterar personuppgifter via tjänsten (KuntaRekry-portalen för rekrytering) de erbjuder Careeria.

Flyttning av information utanför EU och EES?

Uppgifter flyttas inte utanför EU- eller EES-områden.

Hur skyddar vi personuppgifter?

Vid hantering av uppgifter i registret månar vi om att den arbetssökandes integritet inte ogrundat äventyras. Behandling av uppgifter sker alltid på till dataskyddet lagstadgade grunder och genom att följa Careerias föreskrifter för dataskydd och dataskyddssäkerhet. Det är enbart personer som via sina uppdrag har rätt att hantera personuppgifter som har tillgång till dessa.

Manuellt material

• Pappersdokument förvaras i ett låst skåp. Tillgång till materialet har enbart personer i vilkas arbetsuppgifter hantering av uppgifter ingår. Information förvaras på ett sätt som förväntas av aktörer inom den offentliga sektorn.
• Dokument som innehåller personuppgifter förstörs genom användning av godkända dataskyddskärl.

Uppgifter som hanteras elektroniskt

• Registret används enbart av berättigade personer i tjänst som behöver informationen i sina uppgifter. De personer som använder registret har sekretess- och tystnadsplikt, dessa förpliktigar också efter avslutat anställningsförhållande.
• Användare av registret identifieras genom användarnamn och lösenord och informationssystemet är skyddat genom nödvändiga nät- och hårdvarutekniska lösningar.

Den registrerades rättigheter

Begäran om kontroll av uppgifter kan lämnas via den elektroniska blankett som finns på Careerias hemsida. Begäran kräver identifikation. Vid undantagstillstånd, då det är omöjligt att använda den elektroniska blanketten, kan begäran framföras via andra kanaler. I sådana fall kan man kontakta tietosuoja@careeria.fi.

Rätt till insyn

Den registrerade har rätt att få veta vilka uppgifter som finns registrerade om personen. Den registrerade har också rätt att få veta att det inte finns uppgifter om personen i registret.

Korrigering av fel

Felaktigheter, onödig information, bristfällig eller föråldrade uppgifter i registret korrigeras, avlägsnas eller uppdateras. Korrigering sker utan dröjsmål. Korrigering av eventuella felaktigheter meddelas till den som levererat uppgifterna eller som delgivits uppgifterna. Förvägrande av begäran om korrigering delges i ett skriftligt intyg av den ansvarige för registret, i intyget framgår orsakerna till varför begäran om korrigering av uppgifter förvägras. Målsägande kan föra förvägrandet till dataskyddsombud för prövning.

Rätt till borttagande av uppgifter, begränsning av hantering samt hantering personuppgifter samt motsättning av automatiserat individuellt beslutsfattande

Den registrerades rätt att avlägsna personuppgifter, dataskyddsförordningen, artikel  17, utsträcker sig inte till i lag stadgade till uppgift tillhörande uppgifter. Den registrerade har rätt att avlägsna personuppgifter som kräver samtycke.

Den registrerade har rätt att vid vissa tillfällen begränsa den aktiva hanteringen av personens uppgifter. Rättigheten gäller bland annat då den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet. Uppgifterna får också i en sådan situation lagras, men får inte hanteras utan den registrerades samtycke.

Utöver detta har den registrerade rätt att inte utsättas för beslut som enbart härrör till automatisk behandling, som profilering, om detta kan innebära rättsliga följder eller på annat sätt kan påverka personen på ett märkbart sätt. Från detta kan man avvika om den registrerade uttryckligen gett sitt samtycke eller om det är oundvikligt för att upprätta eller verkställa ett avtal mellan den registeransvarige och den registrerade. Utgående från personuppgifter utförs inte automatisk behandling eller profilering.

Kontaktperson i fråga om den registrerades rättigheter är dataskyddsansvarige.

Den registrerade har rätt att överklaga till dataskyddsmyndigheten (Dataskyddsombudet).

Dataskyddsansvarig: Joonatan Saarinko, tietosuoja@careeria.fi