Framsida Dataskydd Dataskyddsanmälan för berörda parter

Dataskyddsanmälan för berörda parter

Följande Careerias parter avses i detta fall av dataskyddsanmälan:

  • Arbetsplatshandledare, bedömare och kontaktpersoner i utbildningar
  • Utomstående entreprenörer
  • Personer som arbetar inom Careeria, men inte är i ett direkt arbetsföhållande med Careeria (praktikanter, civiltjänstgörare, kuratorer, hälsovårdare, psykologer, konsulter osv.)
  • Personer som begärt en förfrågan om personuppgifter
  • Careerias kumpaner (för information och kommunikation)
  • Personer som avlägger lärdomsprov eller forskar (Careeria som föremål för forskningen)

Personuppgiftsansvarige

Careeria Ab, Styrmansvägen 6, 06100 Borgå

  • Personuppgiftsansvarig, kontaktperson: Rektor, verkställande direktör Pasi Kankare
  • Personregister, kontaktperson: Biträdande rektor Pekka Pulkkinen
  • Dataskyddsansvarig: Joonatan Saarinko, tietosuoja@careeria.fi

För förfrågningar som berör den registrerades rättigheter, såsom kontroll och korrigering av felaktiga uppgifter, ansvarar kontaktpersonen för personregistret. I alla ärenden som gäller dataskydd kan du vara i kontakt via adressen tietosuoja@careeria.fi. Kontroll och korrigering av uppgifter kräver alltid identifikation av den registrerade.

Varför behandlar vi personuppgifter och vilka är de rättsliga grunderna för behandling?

Vi hanterar personuppgifter för följande ändamål:

  • För att administrera utbildningar som sker på arbetsplatsen
  • För att administrera personer som rör sig på våra verksamhetsställen
  • För att administrera personer som arbetar inom Careeria men inte är i direkt arbetsförhållande med Careeria
  • För passerkontroll vid våra verksamhetsställen och vid behov administration av nycklar
  • För att information till och kommunikation med Careerias kumpaner
  • För administration av forskningsprojekt i vilka Careeria är föremål för forskningen (anhållan om forskningstillstånd)
  • För att skydda Careerias egendom (kameraövervakning)
  • För att förebygga brott och bistånd vid utredning av brott (kameraövervakning
  • För tryggande och ökande av personsäkerhet (kameraövervakning)
  • För att påvisa att vi följer föreskrifter för registrerades rättigheter som EU:s dataskyddsförordning förutsätter
  • För en högklassig användarupplevelse (tex. på besök på hemsidan och hjälp och information via chat)

Vår rättighet att som personregisteransvariga behandla personuppgifter grundar sig på följande:

  • Den rättsliga förpliktelsen (EU:s dataskyddsförordning artikel 6.1 c)
  • Avtal (EU:s dataskyddsförordning artikel 6.1 b)
  • Det berättigade intresset hos personregisteransvarige (EU:s dataskyddsförordning artikel 6.1 f)
    • Det berättigade intresset att skydda egendom, att utreda felanvändning och undantagssituationer samt att bistå vid brottsutredning
    • Det berättigade intresset att informera och kommunicera med samarbetspartners
  • I särskilda fall för samtycke (EU:s dataskyddsförordning artikel 6.1 a)

Behandling av personuppgifter berörs av följande lagstiftning:

  • EU:s dataskyddsförordning (2016/679)
  • Dataskyddslagen (1050/2018)

Hantering av berörda parters personuppgifter hanteras främst med stöd av följande  lagstiftning:

  • Lagen om yrkesutbildning (531/2017)
  • Lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017)
  • Lagen om tjänster inom elektronisk kommunikation (917/2014)

Vilka personuppgifter behandlar vi?

Samtliga:

  • Bildmaterial som fås via kameror på övervakade områden
  • Om en representant för tredje part lämnar in en begäran om granskning av uppgifter, kontrolleras jämte kontaktuppgifter också personens signum för att säkerställa identitet
  • Namn och kontaktuppgifter då representant för tredje part lämnar sina kontaktuppgifter via chatten på Careerias hemsida (endast med personens samtycke)

Arbetsplatshandledare, bedömare och kontaktpersoner i arbetslivet:

  • Namn
  • Telefonnummer
  • E-post
  • Arbetsplats

Utomstående entreprenörer

  • Namn
  • Företagsuppgifter

Personer som arbetar inom Careeria, men inte är i ett direkt arbetsföhållande med Careeria (praktikanter, civiltjänstgörare, kuratorer, hälsovårdare, psykologer, konsulter)

  • Namn
  • Telefonnummer
  • E-post
  • Arbetsplats (gäller kuratorer, hälsovårdare, psykologer och konsulter)

Personer som lämnat in begäran om kontroll av uppgifter:

  • Namn
  • E-post
  • Telefonnummer
  • Personsignum
  • Information med anknytning till begäran

Kumpaner som fungerar som Careerias tredje part (för information och kommunikation)

  • Namn
  • E-post
  • Företag/organisation, i vilken personen är anställd
  • Telefonnummer (endast då nödvändigt och med samtycke, till exempel vid anmälning till evenemang)

Personer som avlägger lärdomsprov eller forskar (Careeria som föremål för forskningen):

  • Namn
  • E-post
  • Adress
  • Telefonnummer
  • Uppgifter med anknytning till forskningen

Hur länge sparar vi personuppgifter?

  • Bildmaterial från kameraövervakning sparas i högst 30 dygn efter inbandning, det om inte materialet behövs för särskilda behov, som till exempel utredning vid misstanke om brott.
  • Den registrerades uppgifter sparas så länge personregisteransvariges ansvarsskyldighet är i kraft i enlighet med EU:s dataskyddsförordning och annan lagstadgning.
  • De uppgifter som ingår i anhållan om forskningstillstånd bevaras så länge forskningen pågår. Då forskningen är avslutad avlägsnas uppgifterna.

Var får vi personuppgifter?

Careeria mottar information om tredje parts uppgifter via följande källor:

  • Av arbetslivets representanter
  • Av utomstående entreprenörer
  • Ur kameror på övervakade områden
  • Av offentliga källor (gäller endast en del av kumpaner som fungerar som tredje part till Careeria)
  • Av person som framställt begäran om kontroll av uppgifter
  • Av person som anhållit om forskningstillstånd

Vart överlåts och flyttas personuppgifter?

  • Arbetsplatshandledarnas namn och e-postadress överförs till eHOKS-portalen som administreras av Utbildningsstyrelsen
  • Bedömarnas namn och organisation överförs till KOSKI-portalen som administreras av Utbildningsstyrelsen
  • Vid utvärdering av hot mot hälsa eller liv kan uppgifter överlåtas till polismyndigheten
  • Kameraövervakningens register överlåts enbart till polisen eller annan myndighet som har lagstadgad rätt att kräva tillgång till den registrerades enskilda uppgifter.
  • En del företag som fungerar som IT-stöd för Careeria Ab har som hanterare av uppgifter åtkomst till de i registret sparade uppgifterna som sparats i de tjänster företaget erbjuder.

Flyttning av information utanför EU och EES?

Uppgifter flyttas i regel inte utanför EU:s eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdets gränser. De företag som producerar IT-stöd åt Careeria flyttar i viss mån information också utanför EU:s och EES:s gränser. Flyttning av information utanför EU och EEA förverkligas i enlighet med dataskyddsförordningen och följer till exempel Kommissionens godkända standardiserade bestämmelser.

Hur skyddar vi personuppgifter?

Vid hantering av uppgifter i registret månar vi om att tredje parts integritet inte ogrundat äventyras. Behandling av uppgifter sker alltid på till dataskyddet lagstadgade grunder och genom att följa Careerias föreskrifter för dataskydd och dataskyddssäkerhet. Det är enbart personer som via sina uppdrag har rätt att hantera personuppgifter som har tillgång till dessa.

Manuellt material

  • Pappersdokument förvaras i ett låst skåp. Tillgång till materialet har enbart personer i vilkas arbetsuppgifter hantering av uppgifter ingår. Information förvaras på ett sätt som förväntas av aktörer inom den offentliga sektorn.
  • Dokument som innehåller personuppgifter förstörs genom användning av godkända dataskyddskärl.

Uppgifter som hanteras elektroniskt

  • Registret används enbart av berättigade personer i tjänst som behöver informationen i sina uppgifter. De personer som använder registret har sekretess- och tystnadsplikt, dessa förpliktigar också efter avslutat anställningsförhållande.
  • Användare av registret identifieras genom användarnamn och lösenord och informationssystemet är skyddat genom nödvändiga nät- och hårdvarutekniska lösningar.
  • Kameraövervakningens lagringsenhet finns i ett låst skåp.

Den registrerades rättigheter

Begäran om kontroll av uppgifter kan lämnas via den elektroniska blankett som finns på Careerias hemsida. Begäran kräver identifikation. Vid undantagstillstånd, då det är omöjligt att använda den elektroniska blanketten, kan begäran framföras via andra kanaler. I sådana fall kan man kontakta tietosuoja@careeria.fi.

Rätt till insyn

Den registrerade har rätt att få veta vilka uppgifter som finns registrerade om personen. Den registrerade har också rätt att få veta att det inte finns uppgifter om personen i registret.

Korrigering av fel

Felaktigheter, onödig information, bristfällig eller föråldrade uppgifter i registret korrigeras, avlägsnas eller uppdateras. Korrigering sker utan dröjsmål. Korrigering av eventuella felaktigheter meddelas till den som levererat uppgifterna eller som delgivits uppgifterna. Förvägrande av begäran om korrigering delges i ett skriftligt intyg av den ansvarige för registret, i intyget framgår orsakerna till varför begäran om korrigering av uppgifter förvägras. Målsägande kan föra förvägrandet till dataskyddsombud för prövning.

Rätt till borttagande av uppgifter, begränsning av hantering samt hantering personuppgifter samt motsättning av automatiserat individuellt beslutsfattande

Den registrerades rätt att avlägsna personuppgifter, dataskyddsförordningen, artikel  17, utsträcker sig inte till i lag stadgade till uppgift tillhörande uppgifter. Den registrerade har rätt att avlägsna personuppgifter som kräver samtycke.

Den registrerade har rätt att vid vissa tillfällen begränsa den aktiva hanteringen av personens uppgifter. Rättigheten gäller bland annat då den registrerade bestrider personuppgifternas korrekthet. Uppgifterna får också i en sådan situation lagras, men får inte hanteras utan den registrerades samtycke.

Utöver detta har den registrerade rätt att inte utsättas för beslut som enbart härrör till automatisk behandling, som profilering, om detta kan innebära rättsliga följder eller på annat sätt kan påverka personen på ett märkbart sätt. Från detta kan man avvika om den registrerade uttryckligen gett sitt samtycke eller om det är oundvikligt för att upprätta eller verkställa ett avtal mellan den registeransvarige och den registrerade. Utgående från personuppgifter utförs inte automatisk behandling eller profilering.

Kontaktperson i fråga om den registrerades rättigheter är dataskyddsansvarige.

Den registrerade har rätt att överklaga till dataskyddsmyndigheten (Dataskyddsombudet).

Dataskyddsansvarig: Joonatan Saarinko, tietosuoja@careeria.fi