CareeriaPlus Oy:n koulutuspalveluiden tietosuojailmoitus

Tässä tietosuojailmoituksessa tarkoitettuja CareerianPlus Oy:n koulutuspalveluita ovat:

Kotoutumiskoulutus
Laaja-alaiset arviointijaksot (vieraskieliset työnhakija-asiakkaat)
S2-koulutukset
Työhön ja koulutukseen ohjaavat koulutukset
Testipiste-toiminta (lähtötason arviointi ja arviointikoulutukset)
Yleiset kielitutkinnot
Muut yrityksille tarjotut koulutukset

Rekisterinpitäjä

CareeriaPlus Oy, Perämiehentie 6, 06100 Porvoo

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Koulutusjohtaja Sirkku Salonen
Tietosuojavastaava: Joonatan Saarinko, tietosuoja@careeria.fi

Kaikissa tietosuojaan liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä tietosuoja@careeria.fi. Tietojen tarkastus tai virheiden oikaisu vaatii aina myös rekisteröidyn asianmukaisen tunnistautumisen.

Miksi käsittelemme henkilötietoja ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Käsittelemme tietoja seuraavien käyttötarkoitusten takia:

Koulutuksiin hakeneiden ja valittujen tietojen hallinnointi
Opintojen/koulutuksen toteuttaminen ja todistusten antaminen
Opiskelijoille tarvittavien käyttäjätunnuksien luominen
Opiskelijoiden käytössä olevien lainatietokoneiden hallinnointi
Opiskelijoiden HOPS-lomakkeen laatiminen ja sen toteutumisen dokumentoiminen
Opiskelijan opintoihin osallistumisen seuranta (esim. keskeyttämisen syyt, poissaolojen seuranta)
Opiskelijan jatko-ohjaus koulutuksen suorittamisen jälkeen
Careerian omaisuuden suojaaminen (kameravalvonta)
Opiskelijoiden turvallisuuden varmistaminen ja lisääminen (kameravalvonta)
EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisten rekisteröityjen oikeuksia koskevien säädösten noudattamisen osoittaminen (tietopyynnöt)

Oikeutemme käsitellä CareeriaPlus Oy:n koulutuksia suorittavien opiskelijoiden/asiakkaiden henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu:

Lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c)
Sopimukseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 b)

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Kaikki asiakkaat

Käsittelemme opiskelijasta/asiakkaasta alla olevia henkilötietoja. Tietojen käsittelyn laajuus riippuu suoritettavasta koulutuksesta. Kaikkia seuraavia tietoja ei käsitellä kaikkien koulutusten opiskelijoiden/asiakkaiden osalta. Tietoja käsitellään aina vain tarvittavien tietojen osalta.

Opiskelijan/asiakkaan perustiedot
- Nimi
- Henkilötunnus/syntymäaika
- Yhteystiedot
- Äidinkieli ja kansalaisuus
Henkilökohtaisen opintosuunnitelman tiedot (HOPS)
- Koulutus- ja työkokemus
- Tavoiteammatti
- Mahdolliset suoritettavat sertifikaatit
- Jatkosuunnitelma koulutusten päättymisen jälkeen
Opintosuoritustiedot mukaan lukien kielitaso
Opiskelijaan liittyvien sopimusten tiedot
- Työssäoppimis- ja kieliharjoittelusopimuksiin liittyvät tiedot
Tieto siitä, onko henkilö aloittanut koulutuksen ja aloituspäivämäärä
Mahdollisten henkilöön kohdistuvien kurinpitoon liittyvien toimien dokumentointi
Valvonta-alueella olevien kameroiden välittämä kuva-aineisto
Mikäli asiakas esittää rekisteröidyn oikeuksiin liittyvän tietopyynnön, käsitellään hänen yhteystietojensa ohella myös henkilötunnusta oikean henkilön varmentamiseksi.
Yhteystiedot (vain suostumuksella, jos asiakas haluaa jättää yhteystietonsa chattiin nettisivuilla)
Asiakkaan suositus (vain suostumuksella)

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

Koulutuksista annettuja todistuksia ja opiskelijoiden perustietoja säilytetään pysyvästi
Lyhytkoulutusten ja esimerkiksi yrityksille räätälöityjen koulutusten asiakkaiden henkilötiedot poistetaan koulutuksen / sopimuksen päättymisen jälkeen
Kameravalvonnasta syntynyttä kuva-aineistoa säilytetään enintään 30 vuorokautta syntyhetkestä, ellei tietojen pidemmälle säilyttämiselle ole erityistä syytä, kuten rikosepäilytutkinta.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevan tietopyynnön tietoja säilytetään 10 vuotta
Suostumuksella annettujen suositusten tietoja säilytetään niin kauan kuin suositus on ajankohtainen Careerialle

Mistä saamme henkilötietoja?

ELY-keskukselta / kunnalta / kunnan työllisyysalueelta
Suoraan opiskelijalta/asiakkaalta
Organisaatiolta, joka tilaa koulutuksen Careerialta

Minne henkilötietoja luovutetaan ja siirretään?

Kameravalvonnan rekisterin tietoja luovutetaan ainoastaan poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle, joka laissa säädetyssä tarkoituksessa pyytää rekisterin yksilöityä tietoa haltuunsa
Jos opiskelija/asiakas suorittaa sertifikaatteja, tietoja luovutetaan erilaisille sertifikaatteja myöntäville tahoille, kuten Työturvallisuuskeskukselle, Suomen Punaiselle Ristille (SPR) ja Suomen pelastusalan keskusjärjestölle (SPEK)

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietyt Careerialle henkilötietojen käsittelijöinä toimivat yritykset siirtävät tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, kuten Careerialle IT-palveluja tuottavat yritykset. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti esimerkiksi käyttäen EU Komission hyväksymiä vakiolausekkeita.

Miten suojaamme henkilötietoja?

Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei sidosryhmien yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta. Tietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä sekä Careerian tietoturva- ja tietosuojaohjeita. Henkilötiedot ovat vain niiden henkilöiden käytettävissä, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseksi.

Manuaalinen aineisto

Paperiset dokumentit säilytetään lukitussa kaapissa, johon vain niillä henkilöillä on pääsy, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Tiedot säilytetään julkiselta toimijalta edellytettävällä tavalla.
Henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään asianmukaisen tietosuoja-astian kautta.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuvat myös palvelussuhteen päätyttyä.
Rekisterin käyttäjät tunnistetaan käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla ja tietojärjestelmä on suojattu tarvittavin verkko- ja laitteistoteknisin ratkaisuin.
Kameravalvonnan tallennuslaite sijaitsee lukitussa tilassa

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeuksia koskevan tietopyynnön voi tehdä Careerian verkkosivuilta löytyvän sähköisen lomakkeen kautta. Pyynnön esittäminen edellyttää henkilön tunnistautumista. Poikkeustilanteissa, joissa ei voida käyttää sähköistä lomaketta jonkin syyn vuoksi, voidaan pyyntö esittää muuta kautta. Tällaisissa tilanteissa voi ottaa yhteyttä tietosuoja@careeria.fi.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada tietää, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Virheen oikaisu

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Oikeus tietojen poistamiseen, käsittelyn rajoittamiseen sekä henkilötietojen käsittelyn ja automaattisten yksittäispäätösten vastustamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukainen rekisteröidyn oikeus henkilötietojen poistamiseen ei koske laissa määrättyyn tehtäviin perustuvia henkilötietoja.

Rekisteröidyllä on oikeus poistaa suostumukseen perustuvat henkilötiedot. Rekisteröity voi uutiskirjeen ja markkinointiviestien yhteydessä perua suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn.

Suoramarkkinoinnin kohteena olevilla yrityksillä ja yritysten yhteyshenkilöillä on oikeus vastustaa tietojen käsittelyä. Yrityksen edustaja voi vastustaa tietojen käsittelyä saamansa markkinointiviestin yhteydessä.

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada henkilötietojensa aktiivisen käsittelyn rajoitetuksi. Oikeus on olemassa muun muassa silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden. Tietoja saa edelleen säilyttää, muttei muutoin käsitellä niitä ilman rekisteröidyn suostumusta.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, jos sillä on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai jos se muuten vaikuttaa häneen merkittävästi. Kiellosta voi kuitenkin poiketa, jos henkilö on antanut siihen nimenomaisen suostumuksensa tai se on välttämätön rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten. Henkilötietojen osalta ei toteuteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä on tietosuojavastaava.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu).

Lisätietoja:

Tietosuojavastaava: Joonatan Saarinko, tietosuoja@careeria.fi