Sidosryhmien tietosuojailmoitus

Tässä tietosuojailmoituksessa tarkoitetut Careerian sidosryhmät ovat:

Työpaikkaohjaajat, arvioijat ja työelämän yhteyshenkilöt koulutuksissa
Ulkopuoliset urakoitsijat
Careeriassa työskentelevät henkilöt, kenellä ei ole työsuhdetta suoraan Careerian kanssa (harjoittelijat, siviilipalvelushenkilöt, kuraattorit, terveydenhoitajat, psykologit, konsulttikouluttajat jne.)
Rekisteröidyn oikeuksia koskevan tietopyynnön esittäneet henkilöt
Careerian kumppanit (tiedotusta, viestintää tai esim. tapahtumiin ilmoittautumista varten)
Opinnäytetyön tai tutkimuksen tekijät (tutkimuksen kohteena Careeria)
Careerian alumnit

Rekisterinpitäjä

Careeria Oy, Perämiehentie 6, 06100 Porvoo

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Rehtori, toimitusjohtaja Pasi Kankare
Henkilörekisterin vastuuhenkilö: Apulaisrehtori, Pekka Pulkkinen
Tietosuojavastaava: Joonatan Saarinko, tietosuoja@careeria.fi

Rekisteröidyn oikeuksiin liittyvistä pyynnöistä, kuten tietojen tarkastuksesta tai virheiden oikaisusta vastaa henkilörekisterin vastuuhenkilö. Kaikissa tietosuojaan liittyvissä asioissa voit olla yhteydessä tietosuoja@careeria.fi. Tietojen tarkastus tai virheiden oikaisu vaatii aina myös rekisteröidyn tunnistautumisen.

Miksi käsittelemme henkilötietoja ja mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Käsittelemme tietoja seuraavien käyttötarkoitusten takia:

Työpaikalla järjestettävien koulutusten hallinnointi
Toimipisteissämme vierailevien henkilöiden asioiden hallinnointi
Careeriassa työskentelevien, muiden kuin työsuhteessa Careerian kanssa olevien henkilöiden asioiden hallinnointi
Toimipisteiden kulunvalvonta ja avaintenhallinta tarvittaessa
Careerian työelämäyhteyshenkilöille ja kumppaneille tiedottaminen ja viestiminen
Careerian järjestämiin tapahtumiin ilmoittautuminen
Careeriaan kohdistuvien tutkimusten hallinnointi (tutkimuslupahakemus)
Careerian omaisuuden suojaaminen (kameravalvonta)
Rikosten ennaltaehkäiseminen ja tapahtuneiden rikosten selvittämisessä avustaminen (kameravalvonta)
Henkilöiden turvallisuuden varmistaminen ja lisääminen (kameravalvonta)
EU:n tietosuoja-asetuksen rekisteröityjen oikeuksia koskevien säädösten noudattamisen osoittaminen
Laadukkaan käyttäjäkokemuksen toteuttaminen (esim. verkkosivuilla vieraillessa henkilön avustaminen chatin avulla)

Oikeutemme käsitellä henkilötietoja rekisterinpitäjänä perustuu:

Lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 c)
Sopimukseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 b)
Rekisterinpitäjän oikeutettujen etujen toteuttaminen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 f)
- Oikeutettuna etuna omaisuuden suojaus, väärinkäytös- ja poikkeustilanneselvitykset sekä rikostutkinnan auttaminen
- Oikeutettuna etuna viestintä ja tiedotus yhteistyökumppaneille
Tietyissä tapauksissa suostumukseen (EU:n tietosuoja-asetus artikla 6.1 a)

Henkilötietojen käsittelyä koskee seuraava lainsäädäntö:

EU:n tietosuoja-asetus (679/2016)
Tietosuojalaki (1050/2018)

Sidosryhmien henkilötietojen käsittely perustuu pääosin seuraavaan lainsäädäntöön:

Laki ammatillisesta koulutuksesta (531/2017)
Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017)
Laki sähköisen viestinnän palveluista (917/2014)

Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Kaikki sidosryhmät

Valvonta-alueella olevien kameroiden välittämä kuva-aineisto
Mikäli sidosryhmän edustaja esittää rekisteröidyn oikeuksiin liittyvän tietopyynnön, käsitellään hänen yhteystietojensa ohella myös henkilötunnusta oikean henkilön varmentamiseksi.
Nimi ja yhteystiedot, mikäli sidosryhmän edustaja jättää yhteystietonsa Careerian verkkosivuilla chatin kautta (vain henkilön suostumuksella)

Työpaikkaohjaajat, arvioijat ja työelämän yhteyshenkilöt

Nimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Työpaikka ja työtehtävä

Ulkopuoliset urakoitsijat

Nimi
Yritystiedot

Careeriassa työskentelevät henkilöt, kenellä ei ole työsuhdetta suoraan Careerian kanssa (harjoittelijat, siviilipalvelushenkilöt, kuraattorit, terveydenhoitajat, psykologit, konsulttikouluttajat)

Nimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Työpaikka (vain kuraattorit, terveydenhoitajat, psykologit ja konsulttikouluttajat)

Rekisteröidyn oikeuksia koskevan tietopyynnön esittäneet henkilöt

Nimi
Sähköpostiosoite
Puhelinnumero
Henkilötunnus
Tietopyyntöön liittyvät tiedot

Careerian sidosryhminä toimivat kumppanit (tiedotusta, viestintää tai tapahtumiin ilmoittautumista varten)

Nimi
Puhelinnumero
Sähköpostiosoite
Työpaikka ja työtehtävä

Opinnäytetyön tai tutkimuksen tekijät (tutkimuksen kohteena Careeria)

Nimi
Sähköpostiosoite
Osoite
Puhelinnumero
Tutkimukseen liittyvät tiedot

Alumnit

Nimi
Sähköpostiosoite
Koulutus, josta valmistunut Careeriassa

Kuinka kauan säilytämme henkilötietoja?

Kameravalvonnasta syntynyttä kuva-aineistoa säilytetään enintään 30 vuorokautta syntyhetkestä, ellei tietojen pidemmälle säilyttämiselle ole erityistä syytä, kuten rikosepäilytutkinta.
Rekisteröidyn oikeuksia koskevan tietopyynnön tietoja säilytetään niin kauan kuin rekisterinpitäjän lakisääteisen EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen tai muuhun lainsäädäntöön perustuva osoittamisvelvollisuus on voimassa
Tutkimuslupahakemuksen tietoja säilytetään tutkimuksen tekemisen ajan. Tiedot poistetaan tutkimuksen valmistumisen jälkeen.

Mistä saamme henkilötietoja?

Careeria vastaanottaa sidosryhmien henkilötietoja seuraavista lähteistä:

Työelämän edustajalta
Ulkopuolisilta urakoitsijalta
Valvonta-alueella olevista kameroista
Julkisista lähteistä (vain tietyt Careerian kumppaneina toimivat sidosryhmät)
Rekisteröidyn oikeuksia koskevan tietopyynnön esittäneeltä henkilöltä
Tutkimuslupaa hakeneelta henkilöltä

Minne henkilötietoja luovutetaan ja siirretään?

Työpaikkaohjaajien osalta nimi ja sähköpostiosoite siirretään Opetushallituksen hallinnoimaan eHOKS-palveluun.
Arvioijien osalta nimi ja organisaatio siirretään Opetushallituksen hallinnoimaan KOSKI-palveluun.
Henkeen tai terveyteen kohdistuvan uhan arviointia varten poliisiviranomaiselle.
Kameravalvonnan rekisterin tietoja luovutetaan ainoastaan poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle, joka laissa säädetyssä tarkoituksessa pyytää rekisterin yksilöityä tietoa haltuunsa
Tietyt Careerialle IT-palveluja tuottavat yritykset saavat pääsyn tietoihin henkilötietojen käsittelijöinä, mikäli henkilötiedot ovat tallennettu kyseisten yritysten tarjoamiin palveluihin

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Tietyt henkilötietojen käsittelijöinä toimivat yritykset siirtävät tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolelle, kuten Careerialle IT-palveluja tuottavat yritykset. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle toteutetaan tietosuoja-asetuksen vaatimusten mukaisesti esimerkiksi käyttäen EU Komission hyväksymiä vakiolausekkeita.

Miten suojaamme henkilötietoja?

Rekisterin tietojen käsittelyssä huolehditaan siitä, ettei sidosryhmien yksityisyyttä perusteettomasti vaaranneta. Tietojen käsittelyssä noudatetaan tietosuojaan liittyvää lainsäädäntöä sekä Careerian tietoturva- ja tietosuojaohjeita. Henkilötiedot ovat vain niiden henkilöiden käytettävissä, jotka tarvitsevat niitä tehtäviensä hoitamiseksi.

Manuaalinen aineisto

Paperiset dokumentit säilytetään lukitussa kaapissa, johon vain niillä henkilöillä on pääsy, joiden työtehtäviin tietojen käsittely kuuluu. Tiedot säilytetään julkiselta toimijalta edellytettävällä tavalla.
Henkilötietoja sisältävät asiakirjat hävitetään asianmukaisen tietosuoja-astian kautta.

Sähköisesti käsiteltävät tiedot

Tietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Tietoja käsittelevät henkilöt ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuvat myös palvelussuhteen päätyttyä.
Rekisterin käyttäjät tunnistetaan käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla ja tietojärjestelmä on suojattu tarvittavin verkko- ja laitteistoteknisin ratkaisuin.
Kameravalvonnan tallennuslaite sijaitsee lukitussa tilassa

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeuksia koskevan tietopyynnön voi tehdä Careerian verkkosivuilta löytyvän sähköisen lomakkeen kautta. Pyynnön esittäminen edellyttää henkilön tunnistautumista. Poikkeustilanteissa, joissa ei voida käyttää sähköistä lomaketta jonkin syyn vuoksi, voidaan pyyntö esittää muuta kautta. Tällaisissa tilanteissa voi ottaa yhteyttä tietosuoja@careeria.fi.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyllä on myös oikeus saada tietää, ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja.

Virheen oikaisu

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Oikeus tietojen poistamiseen, käsittelyn rajoittamiseen sekä henkilötietojen käsittelyn ja automaattisten yksittäispäätösten vastustamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukainen rekisteröidyn oikeus henkilötietojen poistamiseen ei koske laissa määrättyyn tehtäviin perustuvia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on oikeus poistaa suostumukseen perustuvat henkilötiedot.

Rekisteröidyllä on tietyissä tilanteissa oikeus saada henkilötietojensa aktiivisen käsittelyn rajoitetuksi. Oikeus on olemassa muun muassa silloin, kun rekisteröity kiistää henkilötietojensa paikkansapitävyyden. Tietoja saa edelleen säilyttää, muttei muutoin käsitellä niitä ilman rekisteröidyn suostumusta.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta sellaisen päätöksen kohteeksi, joka perustuu pelkästään automaattiseen käsittelyyn, kuten profilointiin, jos sillä on häntä koskevia oikeusvaikutuksia tai jos se muuten vaikuttaa häneen merkittävästi. Kiellosta voi kuitenkin poiketa, jos henkilö on antanut siihen nimenomaisen suostumuksensa tai se on välttämätön rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen tekemistä tai täytäntöönpanoa varten. Henkilötietojen osalta ei toteuteta automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

Yhteyshenkilö rekisteröidyn oikeuksiin liittyvissä kysymyksissä on tietosuojavastaava.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutettu).

Lisätietoja:

Tietosuojavastaava Joonatan Saarinko, tietosuoja@careeria.fi