Informaatioähkystä informaatioergonomiaan

Saat yhden sähköpostin hoidettua, mutta samanaikaisesti postilaatikkoon on tullut jo kymmenen uutta viestiä. Mukana on liitetiedostoja, joiden sisältö pitäisi ottaa haltuun. Mietit, mistä aloittaa asioiden purkaminen. Onko tuttua?

Informaatioähky

Suuri tietotulva, väsymys, stressi, informaation käsittelyyn käytettävissä olevan ajan rajallisuus ja tästä johtuvat paineet voivat synnyttää informaatioähkyn. Wikipedia määrittelee sen tilaksi, jossa ihminen on kykenemätön suodattamaan tarvitsemaansa tietoa informaatiovirrasta ja tuntee tämän vuoksi itsensä ahdistuneeksi ja turhautuneeksi.

Informaatiotulvasta selviäminen edellyttää kykyä arvioida tulevan tiedon merkityksellisyyttä ja luotettavuutta sekä kykyä siivilöidä tietotulvasta oleellinen tieto – ja vielä ymmärtää se. Tarvitaan informaatiolukutaitoa ja informaatioergonomiaa.

Saapuvien sähköpostiviestien määrä ja sähköinen kalenteri ovat yksi keskeinen työtä kuormittava tekijä. Organisaatioon kannattaakin luoda yhteinen sähköpostietiketti siitä, miten ja milloin sähköpostia ja kalenteria on hyvä käyttää. Ohessa muutama vinkki.

Sähköposti:

Käytä informatiivisia otsikoita, jotka kertovat jo heti vastaanottajalle mistä on kysymys.
Pidä viestit mahdollisimman lyhyinä, jolloin säästät sekä omaa että vastaanottajan aikaa.
Sijoita kysymykset ja vastausta tai reagointia edellyttävät asiat heti viestin alkuun. Kerro mielellään jo viestin otsikossa, että odotat vastausta tai reagointia.
Jos odotat vastausta tiettyyn määräaikaan mennessä, kerro sekin selkeästi.
Muista tuoda selkeästi esille myös, jos viesti on vain tiedoksi eikä edellytä vastausta.
Selkeytä viestejä käyttämällä listoja. Niistä erottaa kiireessäkin olennaisen helpommin kuin tekstimassasta.
Todella tärkeät asiat voi lihavoida.
Lähetä viesti vain niille, joille tieto on oikeasti tarpeen.
Mieti, sopisiko sähköpostilla lähetettäväksi aikomasi viesti kuitenkin paremmin keskustelukanavaan.
Jos et pysty vastaamaan sähköpostissa saamaasi kysymykseen, ilmoita kysyjälle, milloin saat lisätietoa tai voit vastata.
Kalenteri:

Hyväksy tai hylkää itsellesi tulevat kalenterikutsut. Laita hyväksyminen tai hylkääminen tiedoksi kutsujalle silloin, kun tiedolla on oleellista merkitystä tilaisuuden järjestäjälle.
Lähettäessäsi kalenterikutsua kirjoita lyhyesti kokouksen aihe ja asiat esim. ranskalaisilla viivoilla. Tämä helpottaa kutsun hyväksymistä ja osallistujien valmistautumista itse kokoukseen.
Aikatauluta kokoukset kestämään tunnin sijasta esim. 50 minuuttia, jolloin peräkkäisten kokousten väliin jää tilaa myös tauoille.
Varaa omaan kalenteriisi etukäteen aikaa myös ennakoimattomien tehtävien hoitamiseen.

Informaatioergonomia

Informaatioergonomia tarkastelee informaatiotulvaa ja sen vaikutuksia tietotyötä tekeviin ihmisiin. Panostus informaatioergonomiaan kannattaa, sillä se vaikuttaa tehokkuuteen, jaksamiseen, hyvinvointiin ja tuottavuuteen. Informaatioergonomian huomioiminen on myös hyvää asiakaspalvelua sekä sisäisesti että ulkoisesti.

Edellä lueteltujen sähköpostia ja kalenterin käyttöä koskevien vinkkien lisäksi työyhteisössä on hyvä yhteisesti sopia pelisäännöt siitä, minkälaiseen viestintään mitäkin kanavaa tai alustaa käytetään. Informaatioähkyä helpottaa, jos viestitulvan saa jaoteltuna sovituille alustoille: tieto yhteen kanavaan ja keskustelut toiseen. Kun ihmisille on selvää minkälaista tietoa missäkin kanavassa on odotettavissa, on oman työn järjestäminenkin helpompaa. Myös yhteisesti sovitut tallennuskäytännöt, selkeät kansiorakenteet ja yhtenäinen tiedostojen nimeämistapa helpottavat tiedon löytämistä ja käsittelyä.

Ja vielä: puhelinkin on edelleen mitä mainioin väline kommunikointiin. On virkistävää välillä tarttua luuriin ja ihan oikeasti puhua toisen ihmisen kanssa. Silloin tarjoutuu tilaisuus myös vaikka kysyä: ”Mitä sinulle kuuluu?”

Ei oteta ähkyä informaatiosta.

Maarika Weissmann
Viestintä/Careeria

Lähteet:
Wikipedia: https://fi.wikipedia.org/wiki/Informaatioähky
YTY: Joko teillä kehitetään informaatioergonomiaa? – Palkintoina ovat työn tuottavuus ja työntekijöiden hyvinvointi