Uuden toimintamallin äärellä

Maaliskuussa kirjoitin blogissani Ketterä ja itseohjautuva Careeria ensimmäisistä askelista kohti ketterää ja itseohjautuvaa Careeriaa. Nyt yhdeksän kuukauden jälkeen on hyvä hetki katsoa, mihin olemme päässeet.

Muutos ei ole koskaan helppo ja harvoin se on nopeakaan. Peter Druckerin kuuluisaksi tekemä sanonta: ”kulttuuri syö strategian aamupalaksi”, on osoittanut voimansa tälläkin kertaa. Uusi strategia on ollut kohta vuoden ohjaamassa toimintaamme, mutta sitä tukeva toimintamalli on päässyt vasta ottamaan ensimmäisiä askeleitaan. Keväällä aloitettu matka on sisältänyt johdon ja esimiesten ennakointi- sekä valmistelutyötä, henkilökunnan tilaisuuksia ja lopulta myös yt-neuvottelut, joissa organisaatiorakennetta muutettiin vastaamaan uuden toimintamallin vaatimuksia.

Uuden toimintamallin lähtökohtana on yhteinen tekeminen, jolla tavoitellaan oikein kohdennettua vuoropuhelua ja entistä laadukkaampaa päätöksentekoa. Mallissa ei luovuta kotiyksiköistä eikä esihenkilöistä. Sen sijaan kannustetaan tarvelähtöisten tiimien perustamiseen ja annetaan tiimeille vastuuta itseohjautuvasti kehittää prosessejaan ja toimintaansa. Tavoitteena on, että esihenkilöille jää jatkossa enemmän aikaa tulevaisuussuunnitteluun ja ennakointiin.

Tavoitellessamme itseohjautuvaa tiimimallia, olemme johdossa saaneet eteemme moninaisia kysymyksiä. On esimerkiksi haluttu tietää, että kuka tiimin toiminnasta vastaa tai toivottu selkeät raamit ja ohjeet sille, miten tiimi voi toimia. Kysymykset kuvaavat sitä, kuinka mutkaista polkua tulemme kulkemaan kohti päämääräämme. Vaikka organisaatiomme koostuu asiantuntijoista, on vallalla varsin moninaisia työn tekemisen malleja ja itseohjautuvuuden asteita.

Ensimmäinen prioriteetti on kirkastaa koko henkilöstölle, mitä uusi toimintamalli tarkoittaa käytännössä. Kuten aiemmassa blogissani kirjoitin, on myös määriteltävä, minkälaista itseohjautuvuuden astetta tavoittelemme. Sen jälkeen voimme antaa tiimeille tavoitteet ja toiminnan reunaehdot. Sitten tiimi pääsee itse määrittelemään sisäiset toiminta- ja prosessivastuut sekä suunnittelemaan toimintaansa. Kaikissa vaiheissa tulee varmistaa, että henkilöstölle on tarjolla monen tasoista tukea ja ohjausta.

Olemme projektoineet toimintamallin muutoksen ja määritelleet projektin kaksivuotiseksi. Keskeisintä on henkilöstön sitoutuminen ja osallistaminen muutokseen. Muutoksessa tulee varmasti vastaan tilanteita, jolloin olisi helpointa todeta: ”mitä mä sanoin” tai ”vanha tapa oli paljon parempi”. Tällöin ratkaisuehdotusten esittäminen sekä riittävän pitkälle eteenpäin katsominen ovat meidän kaikkien vastuulla.

Toimintamallin määrittely ei ole valmis 1.1.2022 eikä varmasti kokonaan vielä 31.12.2023, mutta uskon vahvasti, että kokeilemalla ja korjaamalla sekä yrittämällä ja onnistumalla saavutamme ketterän ja itseohjautuvan Careerian. Albert Einsteinin sanoin: “Insanity is doing the same thing over and over and expecting different results.” Sen kun muistamme, niin kehitystä tapahtuu ja olemme lähempänä tavoitettamme. 

Ulla Posti
Apulaisrehtori
Careeria